Le télésecrétariat médical constitue un atout certain pour les professionnels de santé qui éprouvent des difficultés à jongler entre la gestion des appels, les tâches administratives et les consultations. Mais pour bénéficier de tous les avantages de ce service à distance, il est important de bien choisir son prestataire, mais pas seulement.
Les étapes pour une externalisation de secrétariat médical réussie
Définir ses besoins
Avant de se lancer dans la recherche de son télésecrétaire médical et bénéficier d’une collaboration efficace, il faut avant toute chose déterminer quelles tâches de secrétariat déléguer. Ce professionnel assurera-t-il juste la gestion des rendez-vous en ligne et/ou par téléphone pour décharger le secrétaire en cabinet ? Devra-t-il également réaliser certaines tâches administratives comme la rédaction d’emails ? Le télésecrétaire médical devra-t-il travailler à temps plein ou quand l’assistant en cabinet est absent ?
Faire le tri selon les recommandations des confrères
La liste pléthorique des sociétés proposant un service d’externalisation de secrétariat médical et de télésecrétaires médicaux indépendants peut être rebutante. Mais pour dégager les prestataires qui peuvent satisfaire ses exigences ou au contraire pour mettre de côté les moins sérieux, il est tout à fait possible de se référer à l’avis des confrères.
Envoyer une demande de devis
Pour réduire encore plus la liste des prestataires, il est conseillé de leur envoyer une demande de devis pour avoir une idée du coût de leur service. Cette étape permet aussi de déterminer si la formule proposée et le mode de facturation correspondent à ses besoins. Suivant la société de télésecrétariat médical ou le travailleur indépendant, les appels émis, les appels transférés et les SMS envoyés peuvent être facturés.
S’assurer de la qualité de la prestation
Pour être sûr de trouver le collaborateur idéal, il faut s’enquérir de son expérience en télésecrétariat médical, mais aussi de ses qualifications, plus particulièrement pour les missions qui nécessitent des compétences particulières notamment pour le cas d’un cabinet d’anesthésie et de réanimation. Il est également primordial de s’assurer de la disponibilité, de la flexibilité, mais aussi de l’aptitude à s’adapter aux imprévus, par-delà le sens de l’écoute et un bon relationnel.
Faire attention au contrat
Il faut faire attention au contenu du contrat. Il doit être le plus clair et le plus détaillé possible. Ce document doit mentionner et décrire les prestations, le mode de tarification et les tarifs, la durée de la collaboration et les plages horaires.
Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?
Pour un professionnel de la santé, le principal intérêt de faire appel à un prestataire en télésecrétariat médical Madagascar est le gain de temps. Le télésecrétaire médical gère les appels, les rendez-vous, s’acquitte éventuellement des tâches administratives et permet alors au médecin de se consacrer entièrement à ses patients.
L’externalisation du secrétariat médical peut également être combinée à une permanence téléphonique. Ainsi en cas d’absence du médecin ou de son assistant, durant la fermeture du cabinet, le télésecrétaire médical demeure disponible et assure la continuité du travail de secrétariat. Cette option est aussi très économique. Le professionnel de santé rémunère seulement le prestataire sur les tâches effectuées. Il ne s’acquitte plus des différentes charges inhérentes à un recrutement.
Tenir compte des différentes structures de télésecrétariat médical
La réussite de l’externalisation de son secrétariat médical repose également en grande partie sur le choix de la structure du prestataire. Bien que les secrétariats à distance semblent identiques au premier abord, certains facteurs peuvent rendre une structure plus adaptée qu’une autre.
Une petite structure locale, par exemple, est constituée d’une dizaine de télésecrétaires sur le plateau. Elle a l’avantage de permettre aux télésecrétaires d’être géographiquement plus proches du praticien et offre un accueil plus chaleureux aux patients.
À la différence, une grosse structure nationale est un véritable centre d’appels. Les appels sont gérés à la chaîne, ce qui rend l’accueil un peu plus impersonnel en raison du grand nombre de cabinets médicaux à la charge. Néanmoins, elle a l’avantage de proposer un temps de décrochage bien plus rapide.