Un évènement, surtout d’envergure, ne s’improvise pas du jour au lendemain. Il faut généralement plusieurs mois pour l’organiser afin qu’il soit une réussite. Parmi les points à ne surtout pas négliger, il y a la location de salle. Pensez à visiter quelques lieux plusieurs mois auparavant et lorsque vous trouvez la salle idéale, réservez-là aussitôt pour qu’elle ne vous file pas entre les doigts. Voici comment procéder à une réservation de salle.

Pourquoi faut-il réserver une salle assez tôt ?

Réserver une salle 91 plusieurs mois à l’avance est fortement conseillé si vous souhaitez avoir l’endroit de vos rêves le jour venu. Il faut garder en tête que vous n’êtes pas le seul à vouloir organiser un évènement, surtout durant les beaux jours. Ainsi, dès que vous vous décidez sur la réalisation de l’évènement et de sa date, visitez quelques lieux jusqu’à trouver l’endroit idéal.

Une fois que le coup de cœur se produit, pensez à réserver la salle au plus vite pour qu’elle ne vous file pas entre les doigts. Il ne vous restera plus ensuite qu’à peaufiner les autres détails jusqu’au jour J.

Comment réserver une salle ?

La démarche est très simple puisqu’il vous suffit d’en discuter avec le propriétaire bailleur puis de verser un acompte.

La demande de réservation d’une salle 91 peut se faire, soit oralement, soir sur écrit pour bien formaliser la prestation. Il est également possible de procéder par courrier électronique. Sur le document qui va servir de preuve le cas échéant, il faut mentionner :

• Le nom de la salle à louer
• La nature de l’évènement que vous souhaitez y organiser: mariage, baptême, fiançailles, concert, séminaire, conférence…
• La date de la location ainsi que sa durée : dans la majorité des cas, la location ne dure qu’une journée, mais cela peut aussi s’étaler sur quelques jours en fonction des évènements.
• Le nombre de convives ou de participants attendus

Ce n’est qu’après envoi de cette requête que le bailleur vous fera parvenir les conditions générales de location. Pensez à bien les lire avant de conclure la réservation par le versement de l’acompte.

Que la demande ait été faite sur écrit ou verbalement, elle se conclut toujours par le paiement de l’acompte. C’est une sorte d’avance sur le prix de la location de la salle 91 et elle confirme bel et bien que vous avez loué la salle à la date précisée. Dans la majorité des cas, l’acompte s’élève entre 30 à 50 % du tarif global.

Attention, il est conseillé de bien lire les termes concernant cette somme versée en avance, car en cas d’annulation, il se peut que vous ne récupériez plus le montant investi. Discutez des modalités d’annulation et de remboursement avec le propriétaire avant de signer le contrat de location.

Qu’en est-il du reste du tarif à payer ?

En ce qui concerne le montant, restant, le propriétaire demande son règlement intégral quelques jours, ou quelques semaines, avant le jour J. N’oubliez pas de demander un reçu que ce soit au versement de l’acompte ou du montant restant. Et au moment du dernier règlement, n’oubliez pas d’emporter les factures précédentes.

Un conseil important :

Avant de payer une quelconque avance sur la salle 91, informez-vous sur le tarif de location et demandez à avoir un devis détaillé. Cela vous permet de savoir quelles prestations sont incluses dans le prix demandé. Parmi les prestations souvent négligées et qui pèsent pourtant lourd sur la facture, il y a :

• L’assurance pour la location de salle : est-elle déjà intégrée dans le montant demandé ou le locataire doit-il en souscrire une à part ?
• Le montant de la caution et ses conditions de restitution à la fin de l’évènement
• Les modalités concernant le ménage : devez-vous nettoyer tout vous-même ou le bailleur prévoit déjà un service de nettoyage dans le tarif demandé ?
• Les modalités d’installation : le propriétaire met-il un personnel à votre disposition pour disposer les tables, les chaises, les estrades… ou bien, devez-vous vous en acquitter vous-même. Et d’ailleurs, en parlant de tables et de chaises, quels sont les équipements inclus dans la location ?
• Les pièces ou parties du domaine auxquelles vous avez accès ou non : vous et vos invités êtes-vous autorisés à utiliser la piscine, le jardin ?

Quand faut-il réserver la salle ?

Cela dépend du type d’évènement à organiser, mais le mieux c’est de toujours s’y prendre assez tôt. Pour mieux vous éclairer, voici nos conseils :

• Pour un mariage, mieux vaut réserver la salle 91 entre un et un an et demi auparavant. Cela vous permet de vous consacrer au reste des préparatifs au cours des mois qui précèdent le grand jour. Ce conseil est essentiel surtout si vous comptez organiser l’évènement dans un lieu très prisé, qui plus est, entre les mois d’avril et septembre. Les salles sises dans les grandes villes sont aussi à réserver très tôt.
• Pour un évènement professionnel de type réunions, conférences… la réservation doit se faire plusieurs semaines auparavant. Étant donné que ces évènements se planifient au fur et à mesure que l’entreprise évolue ou rencontre une crise, il est impossible de les prévoir une année auparavant.
• Pour d’autres évènements comme un anniversaire, des fiançailles, une soirée importante (gala de charité, défilé…) ou des festivités familiales, la réservation doit se faire plusieurs mois à l’avance. C’est également le cas pour un séminaire d’entreprise puisque ce dernier peut être planifié une année à l’avance.

Dans tous les cas, pensez toujours à vous informer assez tôt sur les salles disponibles dans la région. Effectuez ensuite une, voire plusieurs, visites sur place afin d’être sûr d’avoir trouvé l’endroit idéal. Si l’évènement est prévu en soirée, n’oubliez pas de faire une visite nocturne pour avoir une idée globale des luminaires à installer, des effets à créer et des décors à instaurer. Enfin, n’oubliez pas que du printemps à l’automne, les belles salles de fête partent assez vite donc réservez dès que vous avez le coup de cœur tant attendu.