En améliorant la visibilité sur les comptes, les entreprises peuvent prendre des décisions en matière de fonds de roulement en utilisant des informations précises et opportunes sur leur situation de trésorerie globale. Cela garantit que le centre de l’entreprise dépend moins des informations filtrées envoyées par ses opérations à l’étranger. De plus, à la lumière des récentes catastrophes naturelles mondiales, les entreprises ont un besoin accru d’accroître la connaissance absolue des fonds résidant dans tous les comptes mondiaux.
En améliorant la visibilité sur leur trésorerie, l’efficacité est créée dans le cycle du fonds de roulement, ce qui peut libérer plus de fonds. Les cycles de fonds de roulement améliorés augmentent la vitesse de trésorerie pour un recyclage plus rapide des fonds dans le cadre des opérations normales. Les fonds peuvent ensuite être utilisés pour réduire la dépendance vis-à-vis des fournisseurs de crédit externes, réduire les coûts et injecter plus de force vitale dans les entreprises. Il existe de réelles économies qui peuvent être réalisées pour les entreprises qui augmentent leur visibilité sur les liquidités. Cela peut faire économiser aux entreprises plus de 500 000 £ par an en réduisant les coûts de traitement, en augmentant la précision du traitement et en réduisant les dépréciations.
La situation présente
Dans la plupart des entreprises aujourd’hui, tous les comptes doivent être examinés pour obtenir une visibilité de bout en bout sur les flux de trésorerie. Cela inclura souvent des comptes dans différents pays et fuseaux horaires, et détenus auprès de différentes institutions bancaires. Pour brosser un tableau précis de la situation de trésorerie, les règlements de ces comptes doivent être compris et rapprochés. Les dettes immédiates, telles que la paie, les règlements des fournisseurs et les paiements de valeur élevée doivent être résolues. Ces données sont traitées par différentes parties d’une entreprise et sont ensuite filtrées vers le trésorier, qui doit prendre une décision éclairée sur l’optimisation de l’actif de trésorerie. Le trésorier vise à minimiser les liquidités inutilisées, à respecter les obligations commerciales et autres et à investir toute liquidité résiduelle à court terme. La clarté des décisions est centrée sur la connaissance de la disponibilité des liquidités agrégées, l’emplacement de ces liquidités dans les comptes de l’entreprise et la manière dont tout excédent peut soutenir les opérations internes en tirant parti des solutions de gestion des liquidités.
De plus, la prévision fait partie intégrante de la trésorerie. Comme elle repose sur un mélange d’activités, la société s’appuie sur des données pour comprendre les tendances et les exceptions. Les tendances basées sur l’heure de la journée, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles doivent être modélisées pour fournir une prévisibilité des liquidités afin de permettre à une entreprise de passer de prudente à confiante.
Les prévisions peuvent réduire les coûts, à condition qu’elles soient basées sur des données précises. De mauvaises prévisions entraînent une augmentation des coûts pour les entreprises, en raison d’actions manquées sur des opportunités ou des risques. Une mauvaise prévision peut être le résultat de données inexactes ou de retards dans leur réception. Ce n’est que lorsque la visibilité sur les flux de trésorerie de bout en bout est augmentée que les opportunités manquées sont comprises.
Qu’est-ce qui peut être fait?
Pour obtenir une visibilité de bout en bout des flux de trésorerie, tous les rôles qui soutiennent la chaîne de valeur financière doivent être revus. Le principe sous-jacent est la rapidité et l’exactitude des informations dans les fonctions de comptes fournisseurs et de comptes clients. La vitesse permet à l’entreprise d’être informée plus tôt, ce qui peut signifier accélérer sa capacité à agir sur les opportunités ou les risques. Une précision accrue peut signifier que les fonctions de back-office sont prises en charge avec des informations valides, créant des processus plus fluides dans les rapprochements et les recouvrements. En fin de compte, une plus grande clarté améliore la vision prévisionnelle de la trésorerie et la capacité du département à prendre des décisions vitales.
Des informations financières immédiates, intrajournalières et précises permettent des décisions de flux de trésorerie sans entrave. Cependant, les avantages ne sont pleinement réalisés que lorsque cela couvre les dettes et les créances.
Rester au top des créances
Une stratégie de trésorerie éprouvée consiste à s’assurer que l’argent est collecté rapidement, mais uniquement versé lorsque cela est essentiel. Cependant, de nombreuses entreprises ne peuvent pas simplement allonger les conditions auxquelles elles paient leurs fournisseurs, car cela pourrait nuire au commerce et aux relations avec les fournisseurs. Si l’accent est mis uniquement sur les liquidités que l’entreprise a déjà reçues, la visibilité est perdue sur les fonds dus. Un contrôle accru des créances avant qu’elles ne deviennent trop difficiles à recouvrer, en cartographiant à l’avance les créances agrégées, permettra d’identifier les éléments à haut risque.
De plus, un manque de contrôle sur les créances entraîne souvent des dépréciations, qui mettent l’entreprise à rude épreuve et peuvent immobiliser les ressources et les fonds. La pression croissante sur les coûts exige également un contrôle actif des liquidités. S’assurer que vos rentrées de fonds sont exemptes d’obstacles et réduire les jours d’encours des ventes réduira, voire élimine, les créances irrécouvrables et les dépréciations.
Une entreprise doit s’assurer que toute la chaîne de valeur financière est incluse dans l’amélioration de la visibilité des flux de trésorerie. La rapidité et l’exactitude des informations de paiement dans les fonctions des comptes d’une entreprise sont essentielles pour garantir que la fonction de trésorerie peut prendre des décisions efficaces. L’intégration des données doit faire partie de toute solution de flux de trésorerie de bout en bout. Pour plus d’informations consultez le service d’un comptable.