Signatures des documents électroniques : comment ça fonctionne ?

Si de nombreuses personnes utilisent encore des copies papiers afin de signer leurs noms sur un document, la technique électronique de création de signature numérique reste désormais la plus populaire. Cette pratique est à la fois plus facile et plus rapide pour signer un document. En fait, quel que soit le format du fichier à signer, il suffit de définir l’endroit où le signataire doit apposer sa signature dans le document et choisir les autres champs à remplir avant la signature. Avec cette méthode, il est également possible de préciser l’ordre de signature, de décider le rôle ainsi que les actions de chaque signataire, ou encore d’ajouter une autre technique d’authentification supplémentaire.

Dans cet article, découvrez comment signer un document électronique ?

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Créer une signature numérique

Cela paraît logique qu’avant de savoir comment signer des documents électroniquement, il vous convient de créer d’abord une signature numérique. En fait, une signature numérique est un ensemble de données ou un symbole numérique à joindre à un document électronique. Elle doit être appliquée et adoptée par la personne qui a l’intention de signer. Dans la plupart des cas, cette signature prend souvent la forme d’une image qui représente une signature physique.

En effet, la création de signature numérique des documents dépend du format du document.

  • Document au format Word

Vous pouvez créer votre signature numérique sous Word en quelques étapes.

o   Tout d’abord, appuyez sur l’onglet « Insérer » en haut du document

o   Cliquez ensuite sur « Ligne de signature » pour poursuivre le processus

o   Puis, remplissez tous les onglets de la « Configuration de la signature ». Cette étape est très importante, car ces informations seront utilisées pour valider la signature

o   Après cela, vous observerez une ligne de signature sur le document à travailler

o   Faites un clic droit sur cette ligne afin de faire apparaître le menu masqué. Appuyez ensuite sur « Signer » à partir du menu

o   Choisissez l’image de la signature que vous souhaitez ajouter au document. Pour ce faire, appuyez sur « Sélectionner l’image » afin de l’ajouter au document et de terminer le processus

o   Sélectionnez le type d’engagement, vous permettant d’assurer que le rôle du titulaire de la signature est bien défini. Cela vous permettra de valider le document.

o   Vous pouvez inscrire toutes les informations supplémentaires pour rendre le processus et la signature plus authentiques. Une fois terminé, cliquez juste sur « OK »

o   Cliquez le jeton que vous souhaitez ajouter à la signature. Appuyez sur « OK » quand c’est fini.

o   Vous pouvez désormais voir que la signature est bien ajoutée à votre document

o   Pour sa validation, faites un clic droit sur la signature. Puis, appuyez sur « Détails de la signature » afin de la valider.

  • Document au format PDF

Il vous suffit de suivre quelques étapes :

o   Ouvrir le fichier PDF que vous souhaitez signer dans le programme pour l’importer

o   Créer ensuite la signature. Pour cela, sélectionnez sur « Protéger » pour voir les options cachées de la sélection.

o   Dessinez ensuite une case sur le fichier PDF, puis remplissez la cellule « Signer le document » afin d’assurer que le processus avance bien.

o   Appuyez sur le bouton « Nouvel ID »

o   Utilisez ensuite votre ID personnel ou professionnel pour en créer un au début du processus

Signer un document électronique

En général, la signature électrique a la même valeur légale que la signature manuelle. En effet, elle permet d’éprouver l’intégrité d’un document signé afin de garantir que son contenu n’a pas été modifié, ainsi que l’identification du signataire pour avoir la certitude qu’il s’agit bien de la personne qu’elle prétend être.

Pour signer électroniquement un document, il vous convient de :

  • Télécharger le document 

Vous pouvez télécharger le fichier que ce soit au format Word, PDF ou Excel ou autres formats depuis votre smartphone, ordinateur, ou d’un site de partage de fichiers. 

  • Ajouter les signataires 

Dans cette étape, il faut indiquer le nom et l’adresse e-mail des signataires et autres destinataires. Il faut également préciser l’ordre dans lequel ces derniers doivent recevoir le document à signer. Vous pouvez également mentionner si vous souhaitez qu’ils signent avec un certificat ou ajouter une authentification par SMS afin d’assurer la conformité de l’identité du signataire.

  • Disposer des champs et envoyer

Mettez les champs à signer à l’endroit du fichier où vous avez besoin d’une signature. Vous pouvez également ajouter un champ standard ou personnalisé, que le signataire doit remplir. Puis, appuyez sur « Envoyer », et le tour est joué !

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